仕事が忙しいのはどうして？ 乗り越える方法やNGアクションも解説
繁忙期や突発業務の発生などで、スポット的に仕事が忙しくなることはよくあると思います。
ただし、仕事が慢性的に忙しい状態が続くとストレスが蓄積し、最悪の場合には心身に不調をきたすリスクがあります。
体調を崩すまで頑張り続けるのは避けたいものの、一方で「どうすればよいのか」が分からず、目の前の仕事をさばくことに追われてしまう人も多いのではないでしょうか？
こうした状況にいる場合、ストレスで体を壊すことになる前に、時間や労力に余裕を持って仕事に取り組める環境へと改善することが重要です。
もしも今の環境が自分のできる範囲では改善ができないと考えられるときは、転職を検討した方がよい場合もあるでしょう。
本記事では、自分が感じている「仕事が忙しい」状況を分析する方法や、忙しい場合の対処法、現状を改善するためのポイントなどについて詳しく解説していきます。
慢性的に仕事に追われているという方は、ぜひ本記事を参考にして現状改善のための参考にしてみてくださいね。
この記事で分かること
●仕事が忙しい原因は、仕事を断らない／断れない、周囲を頼らない／頼れない、仕事が遅い、仕事が速い、納期ギリギリまで取り組まない、情報共有ができていない、残業で仕事を解決しがち、人手が足りない
●仕事が忙しいときの対処法は、段取りや優先順位、ゴールのイメージ、効率化、周囲を頼る、こまめな情報共有、自分がこなせる仕事量を知っておく、休憩、ストレスをためない
●仕事が忙しいときにやってはいけないことは、冷静さを忘れる、周囲に多忙さをアピールする、プライベートの時間を削る
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。
仕事が忙しい理由
仕事が忙しい理由にはさまざまな原因が考えられます。
実際に仕事量が多すぎる場合や人手不足による場合もありますが、中には作業の進め方や環境、チームの連携に問題があるというケースもあります。
仕事を断れない、周りを頼れないなど、一見個人の性格に理由があるように考えられがちでも、こうした状況を作り出している職場の雰囲気があるというケースも考えられます。
仕事が忙しいときの主な理由
・仕事を断らない／断れない
・周囲を頼らない／頼れない
・仕事が遅い
・仕事が速い
・納期ギリギリまで取り組まない
・情報共有ができていない
・残業で仕事を解決しがち
・人手が足りない
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。
仕事を断らない／断れない
仕事が忙しく、いつも業務に追われている方の中には、仕事を頼まれると断れないという特徴がある場合も少なくありません。
すでに仕事を抱えているのにもかかわらず、新たな依頼を断れず引き受けてしまうケースは、断れない性格や立場が原因で起こりがちです。
しかし、自分がどれだけ忙しいかは周囲には分かりにくく、状況を察してくれるとは限りません。
仕事を頼む側も本人が忙しいと知らないまま依頼をしてしまっていることが考えられますので、こうした状況を防ぐには、自分の仕事量やスケジュールを把握し、必要に応じて優先順位を相談することが大切です。
「仕事を引き受けてくれる人」という認識を持たれてしまうと、その後も仕事を頼まれ続けてしまうことになる可能性もありますので、自分のキャパシティを把握して仕事を引き受けてよいか検討するようにしましょう。
周囲を頼らない／頼れない
仕事が過剰になったときに周囲にヘルプを求められないというパターンでも、仕事に追われる状況が起きやすくなります。
例えばもともと人に頼れない性格である場合や、周囲との関係性から「助けてほしい」と言いづらい状況にある場合は、声を上げるのが難しいと感じやすいでしょう。
また、完璧主義な性格から人に頼ることが苦手なケースでもよく起こるパターンです。
しかし、スムーズに周囲に頼ることができれば、余裕のある人に仕事が分散され、結果的に自分の余裕にもつながります。
一人でやり遂げるという考えも大切ですが、他の業務に支障が出たり残業が積み重なったりする状況はあまり望ましくありません。
自分で仕事を抱え込み仕事が常に蓄積する一方にならないように、切羽詰まった状況になる前に周囲を頼るスキルを身に付けることが重要です。
仕事が遅い
仕事をこなすスピード自体が遅いパターンでは、仕事の進め方に何らかの改善が必要と考えられるでしょう。
例えば、抱えている仕事それぞれの優先順位が整理できていないため、目に付いたものから手を付けて進め、結果として締め切りギリギリになってしまっているパターンがあります。
周囲よりも作業が遅いため、現在の仕事が終わる前に次の仕事が入ってきてしまいどんどん仕事が後ろ倒しになっていってしまいます。
また、完璧主義な性格から「一つのミスもないように」という意識が強く、一つの仕事に労力を割きすぎてしまうパターンも、仕事が遅くなる要因の一つです。
いずれの場合も、現状のまま努力するだけでは仕事は減らないため、仕事への意識を変えて対策を講じていく必要があるでしょう。
仕事が速い
仕事を片づけるスピードが速いがゆえに、追加の仕事がどんどんきてしまうパターンもあります。
「いつも余裕がある」「あの人に頼むと速い」「断らないから頼みやすい」などと周囲から思われると、片づけた端から追加の仕事がきてしまい結果として忙しくなってしまう場合もあります。
それに加えて、前述した「断れない性格」「周りに頼れない性格」が組み合わさると、仕事を片づけてもすぐに仕事を振られてしまい常に忙しい状態になります。
納期ギリギリまで取り組まない
仕事が忙しい状況になる人の特徴に、納期ギリギリまで後ろ倒しにしてしまうパターンもあります。
仕事を後ろ倒しにすればその時点では時間に余裕が生まれますが、いざその時になると他の仕事が舞い込んで、結局仕事に余裕がなくなるケースが多くなります。
最終的に一つの仕事にかけられる時間が削られる上、複数の仕事を同時進行で取り組まなくてはならない状況になるでしょう。
情報共有ができていない
周囲と情報共有ができていないため、避けられたはずのトラブルが発生し対応に時間を取られるパターンもあります。
これはこまめな報・連・相が苦手な人に起こりやすく、伝達不足や確認不足による勘違いや手違いを起こしやすくなります。
結果、余計な業務が増えるだけでなく、周囲にヘルプを求めづらくなるデメリットもあります。
残業で仕事を解決しがち
仕事が立て込んでもすぐに「残業して何とかしよう」と思ってしまうパターンです。
本来残業はしない方がよいものであり、想定外の業務があった場合にスポットで対応するために行うべきです。
最初から残業ありきで仕事の量を決めていると、想定外の仕事が増えた場合に対応する時間の余裕がなく、一気に忙しくなります。
時間外で対応することを当てにせず、あくまで業務時間内で処理できる仕事量を調整することが大切です。
人手が足りない
単純に仕事量に対して作業できる人手が少なすぎるパターンです。
仕事量に対して人手が少ないと、自然と一人当たりのこなすべき仕事量が多くなり、仕事が追い付かない状況になるでしょう。
こうした問題の多くは、従業員個人の努力の問題ではなく、十分な人手を確保していない会社の都合になります。
特に人員削減が行われたり、採用が追い付いていなかったりする場合、在籍している人員で仕事を回すしかない状況となってしまいます。
仕事が忙しいときに起こりやすいトラブル
仕事が忙しすぎると、さまざまなトラブルから仕事や生活に支障をきたすケースも多くあります。
ここからは、仕事が常に忙しいことで起こりやすいトラブルについて解説していきます。
仕事が忙しいときに起こりやすいトラブル4つ
・プライベートの時間がなくなる
・体力の限界を感じるようになる
・イラつきやすくなる
・モチベーションが低下する
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。
プライベートの時間がなくなる
仕事が忙しすぎるとプライベートの時間がなくなる可能性があります。
終わらない仕事を片づけるために残業や休日出勤などが増え、本来プライベートであったはずの時間が圧迫されるようになっていきます。
プライベートな時間でできたはずの趣味や家族とのだんらんの時間がなくなり、心身のリフレッシュもできなくなってしまいます。ストレスがたまる一方でしょう。
十分に休息やリフレッシュができないまま仕事に戻ることを繰り返せば、かえって集中力が低くなり、パフォーマンスが落ちることも考えられます。
パフォーマンスが落ちることで、より仕事の時間が長引くという負のループに陥っていけば、状況は悪化の一途をたどることになります。
体力の限界を感じるようになる
仕事の忙しさがピークに達すると、「この先も同じように仕事ができるか」と考えたときに体力の限界を感じるようになるでしょう。
状況が変わらないまま段階が進めば、やがて体調を崩して会社を休まざるを得ない状況にもなりかねません。
仕事を休むことで、復帰時にさらに仕事が積み重なり負担はさらに大きくなってしまうでしょう。
自分では「休息時間を確保できている」と思っている場合でも、仕事のことが常に頭から離れないという場合は要注意です。
実質は休んでいることにならないため、疲労が解消せず集中力が低下してしまい、ケアレスミスが増える原因になります。
イラつきやすくなる
忙しさは精神的なストレスにもなるため、気持ちに余裕がなくなっていきます。
常にイライラするようになり、些細（ささい）なことが許せなくなったり口調がきつくなったりすることもあるでしょう。
常にイライラしてしまい家族や職場の人間にあたるようになると、家族との時間でもリフレッシュができなくなります。同僚との関係悪化によって仕事がスムーズにいかなくなれば、さらなるストレスになる恐れがあります。
モチベーションが低下する
仕事が忙しすぎると仕事に対するモチベーションが低下する原因にもなります。
忙しいストレスにさらされ続けると、次第に「やりがいが分からない」「どれだけ頑張っても無駄」と思考がネガティブになります。また、どれだけやっても減らない仕事に対し、不満を募らせるケースも少なくありません。
仕事に身が入らず仕事のペースが落ちる間にも仕事が積み重なっていけば、一層モチベーションが下がる要因になるでしょう。
仕事が忙しいときの対処法
仕事が忙しいときは、忙しい状況の理由を整理して業務の改善を図る必要があります。
また、仕事の忙しさから心身にかかるストレスをうまく解消し、仕事を続けられる状態を整えることも大切な要素です。
仕事が忙しすぎると感じる場合は、以下の対策を講じてみることで現在の状況を改善できる糸口にすることができるかもしれません。
仕事が忙しいときの対処法のヒント
・仕事の段取りや優先順位を考える
・仕事のゴールをイメージしておく
・効率化を意識する
・周囲を頼る
・こまめな情報共有を心がける
・自分のこなせる仕事量を知っておく
・休憩をしっかり取る
・ストレスをためない
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。
仕事の段取りや優先順位を考える
まずは仕事の段取りや優先順位を洗い出して、今抱えている仕事を整理しましょう。
優先順位は期日だけでなく、完了までの難易度も考慮に入れておくと、スケジュールのミスを防ぎやすくなります。
また、今の時点で一時的に発生している仕事だけでなく、毎日決まって行う仕事など定例業務も忘れないようにすることが大切です。
一つの業務で発生する関連業務は、どのような順番で行うと効率的かも考えて組み立てるとスムーズに進めることができるでしょう。
一つひとつの仕事でかかる大まかな作業時間なども考えておき、現在どれくらいの余力があるのかの把握にも役立ちます。
これらのポイントを押さえて時間配分を行い、スケジュールの計画を組み立てるとよいでしょう。
仕事のゴールをイメージしておく
例えば企画立案など、どこまで詰めるか、どの完成度まで持っていくかという類いの仕事の場合は、あらかじめゴールをイメージしておくことが大切です。
どういう状態になれば仕事が完了したといえるのかを最初から明確にしておかなければ、そこまでに必要な作業や時間が把握できない状態で仕事を始めてしまうことになります。
結果として無駄な作業が増えてしまったり、想像以上にいつまでも同じ仕事にかかりっきりになったりということになりかねません。
仕事のゴールを決めたら、そこまでの最短ルートを考えて必要な作業にのみ取り組むことも重要です。
効率化を意識する
ただ仕事をこなすのではなく、どうすれば効率的に終えられるかどうかを考えて取り組むことが大切です。
効率的に仕事を進められると時間的に余裕が生まれるだけでなく、全体を見通して進めていけるので力の入れどころと抜きどころが分かるようになります。
余裕を持って業務を進められると、心身のストレスも軽減できるようになるでしょう。
すべての作業へ常に全力を尽くすやり方は、最初は無理ができてもいつかはもたなくなるので、仕事への意識を変える必要があります。
周囲を頼る
一人では無理と判断したら、速やかに周囲に頼るのも一つの方法です。
普段からしっかりコミュニケーションを取っているなら、困ったときに助けを求めても迷惑がられる可能性は低いでしょう。
また、すべてを任せるのではなく、部分的に依頼するだけでも自分の負担に大きな違いが生まれます。
こまめな情報共有を心がける
こまめに周囲に情報共有をしておくと、余計なトラブルや後戻りなどが発生しなくなり、結果余裕が生まれやすくなります。
進める中で仕事の重要度などが変動した場合でも、すぐに気が付いて対応できるメリットもあります。
自分のこなせる仕事量を知っておく
自分のこなせる仕事量を知っておくのは仕事をする上で重要です。
自分の仕事量を知らない場合、仕事を振られた際に「無理なくできるかどうか」の判断ができず、結果として「できると思ったけどできなかった」という現象が発生してしまうことになります。
自分のこなせる仕事量を知っていると、今の状況から新たに仕事を引き受けられるかどうかの判断がスムーズにできるようになるでしょう。
無理と判断して断る場合も、「なぜ無理なのか」が明確になっているため、理由を説明してスムーズに断ることができます。
断ることに罪悪感がある方も、業務を進める中で余裕が生まれたときは手伝うことを併せて申し出れば問題ありません。
休憩をしっかり取る
休憩なしで仕事をし続けると疲労がたまり、途中から集中力が切れやすくなります。
結果として仕事のパフォーマンスが落ち、効率が悪くなりますので、適度な休憩をしっかり取ることがスピードを維持するためには必要です。
休憩では飲み物を飲んだり、少し歩いて体をほぐしてみたりすると、気持ちの切り替えにもなるでしょう。
適度に息抜きすることでむしろ集中力は向上し、仕事の進みが速くなります。
息抜き中は息抜きに専念するのも重要で、常に仕事のことばかり考えていると結局息抜きになっておらず、集中力が戻らず思考が堂々巡りになるリスクがありますので注意しましょう。
ストレスをためない
仕事でストレスを感じたら無理せずリフレッシュする時間を作ることが大切です。
休みの日にしっかりとメンタルケアをできるよう、日頃からストレスを発散できる趣味を見つけておくとよいでしょう。
蓄積したストレスが消えることで仕事でも自分の状況を落ち着いて考えられる余裕を持つことができ、切羽詰まった状況では浮かばない新しいアイデアが出ることもあるかもしれません。
逆に、普段なら楽しいはずの趣味にも興味が持てない状態なら危険信号であると考えましょう。
過度なストレスが心身に影響を与えている状態ですので、休息を必要としているサインです。
仕事が忙しいときにやりがちなNGアクション
忙しい状態が長引くことで起こしがちなアクションには、かえって仕事でミスを誘発したり周囲との関係を悪くしてしまったりするリスクがあります。
ここからは、仕事が忙しいときにやりがちなNGアクションについて解説していきます。
仕事が忙しいときにやりがちなNGアクション3つ
・冷静さを忘れる
・周囲に多忙さをアピールする
・プライベートの時間を削る
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。
冷静さを忘れる
仕事が忙しいと焦る気持ちが膨らんでいき、つい冷静さを忘れがちになります。
結果として、普段しないようなミスをしてしまったり思うように仕事が進まなかったりと悪影響を及ぼしてしまうでしょう。
仕事がますます進まなくなり状況が悪化していくことになりますので、冷静さを欠いていると感じたら意識的に気持ちを切り替えることが大切です。
焦っていると思ったら深呼吸をしてみたり、休憩をしてみたりすることで気持ちが切り替えられます。
冷静に進めた方が仕事は早く終わりますので、忙しいあまり休憩に時間を割くのがもったいなく感じるかもしれませんが、結果としては休憩した方が早く済ませることができます。
周囲に多忙さをアピールする
周囲に多忙をアピールすることで「手伝いましょうか」と相手から言ってくれることを期待する行為はあまり良い結果にならないでしょう。
多忙さのアピールは手伝ってほしい半面「手伝ってくれ」と言いにくい人がやりがちなNGアクションです。
しかし、実際のところ多忙であることをアピールされても周囲は不快になるだけで、進んで手を差し伸べる気持ちにはならないでしょう。
手伝ってほしい場合は、素直に「手伝ってください」と頼むことが一番スムーズに力を借りることができますし、雰囲気を悪くせずに助け合うことができます。
プライベートの時間を削る
前述の通り、プライベートの時間を削って仕事に当てるのはおすすめできません。
仕事を間に合わせることができても、リフレッシュの時間はないまま疲労がたまっていく一方となり、忙しい状況が続けば疲労で体を壊すのは時間の問題といえるでしょう。
仕事が忙しいからこそ、きちんとメリハリを付けて休みを取ることが重要です。
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「仕事が忙しい」ということは、繁忙期やスポットで対応に追われるなどのようによくあるケースですが、常に忙しい状況である場合は環境や業務効率を一度見直してみる必要があります。
仕事が常に忙しい理由を整理して、仕事の進め方や受け方を変えることで改善できる部分がないか、ぜひ本記事を参考に考えてみてくださいね。
ただし、今の仕事が忙しすぎて、今後も状況の改善か見込めないというときは転職を検討するのも一つの方法です。
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